Az ügyfelek gyors és hatékony tájékoztatása a vállalkozások és intézmények egyik legnagyobb kihívása. Egy jól elhelyezett plexi információs tábla segíthet abban, hogy a látogatók önállóan megtalálják a szükséges tudnivalókat, így a recepciós kollégáknak kevesebb ismétlődő kérdésre kell válaszolniuk.

Csakhogy egy információs tábla is akkor működik megfelelően, ha alkalmazkodik a látogatókhoz. Az ügyfelek séta vagy várakozás közben, de akár egy kávé mellett ülve is tájékozódhatnak.

Ez az útmutató ahhoz ad támpontot, hogy milyen szempontokra érdemes figyelni a tájékoztató rendszer kialakításakor, és milyen szerepet tölthetnek be a megállító táblák és más információs felületek ebben a rendszerben.

Az információs tábla nem minden helyzetben ugyanazt a feladatot látja el

A tájékoztatás célja egy üzenet közlése. Ez lehet a nyitvatartás, a szolgáltatások listája vagy a helyiségek és elérhetőségek ismertetése. Egy váróteremben vagy egy intézmény aulájában viszont minden látogató a számára releváns információkat keresi.

A szolgáltató oldaláról ez azt jelenti, hogy egyidejűleg többféle üzenetet kell eljuttatnia a látogatókhoz. Pontosan ezért érdemes kihasználni a fizikai tér adottságait is a kommunikációra.

A váróteremben, az asztalokon vagy a falakon elhelyezett reklámtáblák, névtáblák és megállító táblák eltérő feladatokat láthatnak el. Együttesen viszont hozzájárulhatnak ahhoz, hogy az ügyfelek megtalálják a szükséges információkat.

Tájékoztató rendszer plexi elemekből: mi az egyik legnagyobb kihívás?

A látogatók nemcsak eltérő információkat keresnek, hanem különböző helyzetekben tájékozódnak. Vannak, akik a bejáratnál keresnek választ arra, hogy az adott üzlet vagy intézmény számukra ideális szolgáltatást kínál-e.

Egyesek a recepciónál töltenek több időt a tájékozódással, például a szolgáltatások megismerésével.

Mások egy folyosón vagy átjáróban haladnak, és a megfelelő helyiséget vagy személyt keresik.

Az információ befogadásához rendelkezésre álló idő pontosan ezért tér el mindenkinél. Aki menet közben halad el egy tábla mellett, annak gyorsan kell felismernie a lényeges üzenetet; aki várakozik, több időt szánhat a részletek megismerésére.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a tájékoztató rendszer elemeinek méretét, formáját és elhelyezését a közlendő információhoz és a használat körülményeihez kell igazítani.

Az információs tábla kiválasztásakor a használat körülményeiből kell kiindulni

Az MKI Plexi Kft. több mint tizenöt éves működése során nemcsak nagyobb plexi bútorok gyártásával foglalkozott. A cég kínálatában az üzletberendezések mellett információs és megállító táblák, fali és asztali névtáblák, többféle plexi cégtábla és szórólaptartóval kombinált megoldások is elérhetők.

A plexi tájékoztató felületek kialakítása nem pusztán esztétikai okból változatos: ezek eltérő felhasználási helyzetekre kínálnak megoldást. A kiválasztás során ezért érdemes először azt tisztázni, milyen célt szolgál majd a tábla, hol helyezik el, és hogyan találkoznak vele a látogatók.

A plexi információs táblák kínálatában szórólaptartóval felszerelt megoldások is elérhetők.

„Az információs rendszer kiépítésekor elsőként mindig a használat célját kell meghatározni!” – ez volt a cégvezető első tanácsa.

Egy információs tábla lehet az állandó tájékoztatás eszköze. Ilyenkor például a helyiségek vagy szolgáltatások megjelölésére szolgál.

Máskor viszont ideiglenes vagy gyakran cserélendő információt közöl, például aktuális ajánlatokat, programfelhívásokat vagy egy eseményhez kapcsolódó tájékoztatót.

Az állandó és az eseti tájékoztatás eszközigénye gyakran eltérő. Ha például gyakran változik a közlendő információ, fontos szempont lehet, hogy a grafika vagy a betétlap egyszerűen cserélhető legyen a táblában.

„A második szempont egy praktikus kérdés: hol és milyen nézőpontból olvassák a táblát a látogatók?” – tette hozzá a szakértő.

A felhasználónak azt kell mérlegelnie, hogy beltéri vagy kültéri információs táblára lesz szüksége. Emellett figyelembe kell venni, milyen távolságból találkozik az eszközzel a látogató, milyen irányból közelíti meg, és meg tud-e állni előtte.

A járókelőknek szánt üzeneteknek már távolabbról felismerhetőnek kell lenniük. A közelebbről olvasható tájékoztató több részletet is tartalmazhat.

„A harmadik feladat a látvány megtervezése. A kérdés az, hogy hogyan illeszkedik a tábla a tartalomhoz és fordítva.” – zárta gondolatait a cégvezető.

Egy információs betétlap vagy egy plakát mérete nagyon különböző lehet, és a grafikák is időnként kicsik, máskor már messziről észrevehetők. Pontosan ezért nem mindegy, hogy mekkora maga az információs tábla.

Sokan gondolják, hogy ez pusztán esztétikai kérdés. A valóságban viszont a tábla fizikai kialakítása és az információ megjelenítésének módja együtt határozza meg, mennyire lesz hatékony a tábla a tájékoztatás során.

Egy várakoztató táblát a falon, az asztalon vagy saját lábazatán is elhelyezhetünk.

Milyen szempontokat követnek a gyártók egy információs tábla tervezése előtt?

Nagyon sok esetben az információs rendszerek standard kínálata megfelel-e a felhasználók elvárásainak, így nincs szükség egyedi gyártásra. Ez azért van, mert a gyártók már eredendően többcélú megoldásokban gondolkodnak az információs tábla készítés során.

Általában ezeket a szempontokat követik: 

●      Milyen típusú információt kell közölni a táblával.

●      Mennyi idő jut az információ befogadására?

●      Milyen műszaki környezetben használják majd a táblát?

A kommunikáció célja és a használat körülményei szerint érdemes kiválasztani az ideális táblát vagy reklámfelületet. Ez a gyakorlatban úgy érvényesül, hogy nem feltétlenül a legnagyobb vagy a leglátványosabb megoldás működik a legjobban.

Az információ értékét az is meghatározza, hogyan találkozik vele az ügyfél

Az ügyfelek eltérő helyzetekben tájékozódnak, ezért a táblák kialakításánál a közlendő információ mellett az olvasási körülményeket is figyelembe kell venni.

A vállalkozásoknak és intézményeknek nem elég átgondolni azt, hogy milyen információt szeretnének közölni. Azt is mérlegelniük kell, hogy hol és milyen helyzetben találkozik a tudnivalókkal a látogató.

Az információs tábla akkor látja el jól funkcióját, ha tartalma, mérete és az elhelyezése is összhangban állnak a használat céljával. Ez a szempont alapvetés a tájékoztató rendszer egészének kialakításakor is: a különböző felületeknek nem egymástól függetlenül, hanem egymást kiegészítve kell segíteniük az információáramlást.

Fotók forrása: Saját
Copyright plexiwebshop.hu